Börja med vad du skickar
Skriv ner vilka dokument du signerar under ett vanligt år, hur många det blir och vem som tar emot dem. Ett konsultbolag som skickar tio uppdragsavtal i månaden till svenska kunder har andra behov än ett bemanningsföretag som skickar hundra anställningsavtal, eller ett bolag som avtalar med kunder i flera länder.
De flesta avtal mellan företag, anställningsavtal och offerter har inga formkrav i svensk rätt och kan signeras elektroniskt. Några handlingar har egna formkrav, till exempel köp av fast egendom, testamenten och äktenskapsförord. Kontrollera kraven för dem innan du väljer tjänst.
BankID eller inte
I Sverige förväntar sig de flesta mottagare att signera med BankID. Det går fort, mottagaren behöver inget konto och du får ett signeringsbevis med namn och personnummer. Hos flera tjänster ingår BankID bara i dyrare planer eller kostar extra per signering, så kontrollera det före allt annat.
BankID fungerar bara för den som har svenskt personnummer. Skickar du avtal till personer utan svenskt BankID behöver tjänsten stödja andra e-legitimationer eller en annan signeringsmetod. Läs mer i BankID-signering förklarat.
Juridisk nivå: SES, AES och QES
EU:s förordning eIDAS delar in elektroniska underskrifter i tre nivåer. Ingen nivå är ogiltig bara för att den är elektronisk, men de ger olika bevisvärde.
- Enkel elektronisk underskrift (SES) är till exempel en ruta som kryssas i eller ett namn som skrivs in. Den räcker för interna godkännanden och avtal med låg risk.
- Avancerad elektronisk underskrift (AES) är unikt kopplad till den som skriver under, identifierar personen och visar om dokumentet har ändrats efteråt. En BankID-signering i en signeringstjänst räknas normalt hit.
- Kvalificerad elektronisk underskrift (QES) bygger på ett kvalificerat certifikat och har samma rättsverkan som en handskriven underskrift i hela EU. Den behövs när en lag, en myndighet eller motparten kräver det.
Pris per signering eller per användare
Tjänsterna tar betalt på två sätt, ofta i kombination. Med pris per användare betalar du för varje person som skickar avtal. Med pris per signering, ibland kallat kuvert, betalar du för varje dokument som skickas. Många planer har också ett tak för hur många signeringar som ingår per månad.
Räkna på ditt eget år. Få användare som skickar många avtal gynnas av en fast plan utan tak. Många användare som skickar några avtal var gynnas av pris per signering. Lägg till kostnaden för BankID och QES om de är tillägg, och kontrollera om priset gäller vid årsbetalning eller månadsbetalning.
Integrationer och arbetsflöde
Avtalet skapas sällan i signeringstjänsten. Det börjar ofta i ett CRM, ett HR-system eller en offertmall. Kontrollera att tjänsten har en färdig koppling till de system du redan använder, eller ett öppet API om du vill bygga kopplingen själv.
- Mallar sparar tid om du skickar samma typ av avtal ofta.
- Massutskick behövs om du skickar samma dokument till många mottagare, till exempel en ny policy till alla anställda.
- Påminnelser och en tydlig översikt över vem som har signerat minskar tiden du lägger på att jaga underskrifter.
- Export av det signerade dokumentet med signeringsbevis gör att avtalet går att visa upp även om du byter tjänst.
Var dina avtal lagras
Avtal innehåller personuppgifter och ofta affärshemligheter. Fråga var dokumenten lagras, vem som driver servrarna och hur länge de sparas. Lagring inom EU förenklar arbetet med GDPR. Ett leverantörsbolag med säte utanför EU kan ändå omfattas av sitt hemlands lagar om utlämnande av data, även när servrarna står i EU.
Kontrollera också vad som händer med dina avtal om du säger upp tjänsten. Du ska kunna ladda ner alla signerade dokument i ett format som går att verifiera utan leverantörens hjälp.
Data lagras i EU i våra testade tjänster
Så jämför du
Testa två eller tre tjänster med ett riktigt avtal och en kollega som mottagare. Mät hur lång tid det tar att skicka, hur signeringen ser ut på mobilen och hur signeringsbeviset ser ut. Våra betyg och priser per tjänst finns i testet av e-signering, och du kan ställa två tjänster mot varandra i jämförelsen.