Utgå från din bolagsform
Ett aktiebolag och en enskild firma har samma krav på löpande bokföring, men bokslutet skiljer sig. Ett aktiebolag ska upprätta en årsredovisning och skicka den till Bolagsverket. De flesta små aktiebolag följer regelverket K2 eller K3.
En enskild firma lämnar ingen årsredovisning. Du gör ett bokslut och lämnar uppgifterna i en NE-bilaga till din inkomstdeklaration. Om omsättningen normalt är högst 3 miljoner kronor per år får du göra ett förenklat årsbokslut. Välj ett program som stöder det bokslut din bolagsform kräver, annars får du köpa det någon annanstans.
Räkna på hela prismodellen
Grundpriset säger lite om vad du betalar. Många program tar betalt för fakturering, bankkoppling, lön och bokslut som tillägg, och flera tar en avgift per faktura eller per tolkat kvitto.
Skriv ner hur många kundfakturor du skickar, hur många kvitton du har och hur många anställda du betalar lön till under en vanlig månad. Multiplicera med styckpriserna och lägg till tilläggen. Med 20 fakturor i månaden och en avgift på 19 kronor per faktura blir det 380 kronor i månaden utöver grundpriset. Kontrollera också om priset gäller vid årsbetalning eller månadsbetalning och om det anges med eller utan moms.
Bankkoppling
Med en bankkoppling hämtar programmet dina transaktioner från banken automatiskt. Du stämmer av och bokför dem i stället för att skriva in varje rad. Det sparar mest tid av alla funktioner.
Kontrollera att din bank stöds och om kopplingen ingår i planen eller kostar extra. Kopplingar via bankernas öppna gränssnitt kräver att du förnyar ditt samtycke med jämna mellanrum, och programmet ska påminna dig när det är dags.
Kvittotolkning
Du fotograferar kvittot i en app eller mejlar det till programmet. Programmet läser av datum, belopp och moms och föreslår ett konto. Du godkänner förslaget eller rättar det.
Sedan den 1 juli 2024 får du i regel slänga pappersoriginalet när kvittot är sparat digitalt. Räkenskapsinformationen ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, så kontrollera att programmet arkiverar underlagen så länge och att du kan ladda ner dem om du byter program.
Samarbete med redovisningsbyrå
Om du har en redovisningsbyrå eller planerar att anlita en, fråga byrån vilket program den arbetar i. Byrån ska kunna logga in i ditt företag med egen behörighet. Det går fortare och blir billigare än att skicka filer fram och tillbaka.
Kontrollera också att programmet kan exportera och importera SIE-filer. SIE är det svenska standardformatet för bokföringsdata, och med det kan du byta program eller byrå utan att tappa historiken.
Moms, lön och bokslut
Programmet ska ta fram momsdeklarationen ur bokföringen. Vissa program skickar den direkt till Skatteverket. Har du anställda behöver du även lönehantering och arbetsgivardeklaration på individnivå varje månad.
Bokslutet är den del som oftast kostar extra. Ett aktiebolag behöver en årsredovisning som kan lämnas digitalt till Bolagsverket, och en inkomstdeklaration. En enskild firma behöver en NE-bilaga. Fråga vad bokslutet kostar innan du väljer program, inte i februari.
- Ingår bokslut och årsredovisning, eller är de tillägg?
- Kan årsredovisningen lämnas digitalt till Bolagsverket direkt från programmet?
- Tar programmet fram NE-bilagan för en enskild firma?
Om du byter program
Det enklaste är att byta vid ett nytt räkenskapsår. Då flyttar du de ingående balanserna och avslutar det gamla året i det gamla programmet. Byter du mitt i ett år behöver du även flytta verifikationerna. Det fungerar med en SIE-fil men tar tid att stämma av.
Säg inte upp det gamla programmet förrän du har laddat ner all bokföring och alla underlag. Du ansvarar för att räkenskapsinformationen finns kvar i sju år, även om programmet du använde slutar att spara den.
Så jämför du
Alla program har en provperiod. Bokför en riktig månad med dina egna transaktioner, skicka en faktura och tolka några kvitton. Då ser du snabbt om programmet passar ditt sätt att arbeta. Våra betyg, priser och funktioner per program finns i testet av bokföringsprogram, och du kan ställa två program mot varandra i jämförelsen.